仕事を効率化するタスク管理の方法

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毎日時間に追われて仕事が思うように捗らない。

とお悩みではありませんか?

 

タスク管理はしっかりしたいけど、

タスク管理自体をする時間も必要です。

 

だけど、時間を使ってタスク管理をすることで、

その後の仕事が効果的にスムーズに進み、それがかえって時間の短縮にもなり、

仕事の効率が上がるのは間違いありません。

 

 

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仕事を効率化するタスク管理の方法

 

タスク管理のポイント

 

 

タスク管理をなぜするのか?

 

タスク管理の目的は「一つの作業を集中してする」ことです。

そうすることで、ミスや見落としが減り作業効率も上がり、

高い次元での完成を目指せます。

 

一つのことが終わっても、タスク管理によりスケジュールが決まっていれば、

次にすることを考えなくて済み、スムーズに次のことにも集中できます。

 

この時大切なことは、一つのことを終わらせるか何らかの結果が出てから、

次のことに取り掛かること。

 

タスクが完了できていないと、いつまでもそのタスクが残ることになります。

どれも中途半端なままでどんどん溜まっていき、

”処理しきれない””放ったらかしでミスしてしまう”ようなことにも繋がります。

 

たとえタスクを完了できなくても何らかの結果が出ているだけでも

そのタスクにおける次の段階、

つまり新しいタスクが出来たことになるので、それはオッケーです。

 

情報を散らばらせない

 

タスクを忘れないためにメモを取ると思うのですが、

考え方はむしろ逆で、忘れるためにメモを取るのです。

 

人間はそんなに多くを覚えておけません。

と言っても、「人間は」ではなく僕はですが…

中には覚えられる人もいるとは思います。

 

僕は覚えられないので、メモに覚えさせます。

一旦メモに書いてしまうと安心してかどうかは分かりませんが、

メモに書いたことすら忘れてしまうこともあります。

 

だとしたら、もしメモが複数あると、

どのメモに書いたかすら忘れるということです。

怖いですよね。

なので、メモは一つにしています。

 

そして、最低一日に一度はそのメモを見ることを習慣にしています。

 

メモを一つにしてToDoリストも一つでなるべくシンプルに管理するということは、

基本的ですが実は大変重要で、後で断然整理しやすくなり、

無駄な時間をかけなくて済むことにもなります。

 

一週間に一回、タスク管理の整理をする

 

 

一週間に一回でも、一日に一回でもいいので、

タスク管理をする時間をきっちりと決めて実行しましょう。

 

整理をするにはタスクの性質を分けなければなりません。

時間と重要度から分けると、

1.   重要 緊急性がある

⇩  ⇩

2.   重要ではない 緊急性がある

⇩  ⇩

3.   重要 緊急性はない

⇩  ⇩

4.   重要ではない 緊急性はない

の順番に分けてスケジュールを作ればいいでしょう。

ただし、2と3は優先順位が変わることもあります。

 

重要なのは、”○○の案件”というような漠然とした表現ではなく、

具体的な行動ををのまま実行できるように書くこと。

”□をするために○に△をやりに行く”というようにです。

 

それと、この時間にタスク出しとスケジュールへの落とし込みを

完成させておきます。

スケジュールを見るだけで次にするべきことが

分かるようにしておくのです。

 

そうすると後は行動するだけなので、

何をしていいのか迷うことなく効率よく仕事を進められます。

 

 

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数分で終わるタスクについて

 

数分で終わるタスクでも、「後でやればいい」とついつい後回しにしがちですが、

そうすることでタスクがどんどん溜まっていきます。

いつまでたってもタスクの数が減らないという状況になっていきます。

 

その時よっぽど緊急性のあることをやっていれば別ですが、

数分で終わるようなタスクは重要度、緊急性にかかわらず、

その都度その場でやってしまうことをお勧めします。

そうすれば、細かいタスクが溜まりませんし、

結果的に時間を有効に使うということになります。

 

習慣化し、共有する

 

 

タスク管理を個人で習慣化することは必要なことなのですが、

一つのタスクがどの段階なのかなどを共有化すると

グループでの管理も可能になり、ミスのリスクも減らせますし、

誰かが何らかのフォローに入ることもできます。

 

共有化についてはこちらの記事を参考にしてください

→見える化のポイント。会社をよくする案

 

 

仕事を効率化するタスク管理の方法

 

 

代表的なタスク管理の考え方を書いておきます。

GTD(Getting Things Done)

 

GTDはDavid Allen氏によって発案されました。

タスクを整理し実行するための考え方の1つです。

つまり考え方なので、ツールではありません。

自分が作業がしやすいツールを使って整理するといいと思います。

 

GTDの基本ステップ

 

タスクの収集 やりたいこと、やらないといけないことなど、

行動が伴う全てのことを書きだします。

⇩  ⇩  

タスクの明確化 収集したタスクを分解します。実行可能な単位まで分解します。

例えば、会議をするのなら、「○○会議」ではなく、

その資料やデータを調べるために何をするか?

どこに行くか?など、具体的な行動まで分解します。

⇩  ⇩  

タスクの整理 分解したタスクを重要性、緊急性、予定日などに振り分け、

ToDoリスト、スケジュールを作成します。

⇩  ⇩

タスクの見直し 定期的にタスクの見直しをします。確実に実行されているか?

見落とした点はないか?などのチェックをします。

⇩  ⇩

タスクの実行 整理済みのタスクをToDoリスト、スケジュールに従って実行していきます。

 

以上、タスク管理について述べました。

タスク管理のツールはいろいろあります。

僕はアナログな方法が使いやすいので好きなのですが、

具体的な行動や細かい部分まで書き置けるものなら

何でもいいと思います。

 

是非、タスク管理を習慣化し、作業の効率化を図ってください。

 

以下の記事も参考にしてください。

関連記事:

営業実績を簡単に上げる方法は人間心理の基づく2つのアプローチが効果的

改善提案についてはこちらの記事をご覧ください↓

会社をよくする方法。改善提案を活かし習慣化する方法

 

室町諭

 



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