仕事の抜け漏れを防止する方法!ミスが多い人はやり方が違うだけ!

仕事の抜け漏れを防止する方法!ミスが多い人はやり方が違うだけ!

こんにちは、室町諭です。

 

仕事のミスや抜け漏れは人間である以上、誰にでもあることです。

だからといって誰だってミスや抜け漏れは極力減らしたいと思いますよね。

 

仕事していると、ミスをする人はしょっちゅうしていますし、

ほとんどミスをしない人もいます。

大きな個人差がありますよね。

しょっちゅうミスをする人は上司から目を付けられたりすると、

ちょっと居心地が悪くなったりしますよね。

 

ミスや抜け漏れが多い人の特徴は、

リスク管理のやり方が甘いということが多いようです。

 

今回は、ミスや抜け漏れを極力減らすための方法についてお話しします。

仕事をする上では基本的なことをお話ししますが、

実はそれが一番大切で、基本的なことをおろそかにする人が

たくさんミスをする傾向にあります。

 

自分で私はミスが少ないと思っている人も、

確認する上でも、もう一度自分ができているかどうか、

チェックしてみてください。

 

 

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仕事の抜け漏れを防止する方法!

ミスが多い人はやり方が違うだけ!

 

 

1.メモ(手帳)を取る

 

メモ(手帳)を取るポイント

 

仕事で初心者のうちにメモを取らない人は、

やる気がない人か、天才的な頭脳の持ち主で、

メモを取らなくても聞いただけで覚えることができ、

しかも、忘れない自信がある人です。

 

普通の頭脳の人でちゃんと仕事をやろうとしている人は

自分がその場で覚えきれない分は、メモを取って紙に覚えさせます。

 

ミスが多い人も、メモを取らないという人ばかりではありません。

中には、ちゃんとメモを取る人もいます。

ただ、メモの取り方が煩雑で、何を書いているのか後で読んで、

「自分でも分からない」なんてこともあるようです。

 

そこで、今後の仕事の役に立つように、

メモの取るポイントについてお話しします。

 

仕事をしていく上で、今後いっぱいメモを取り、それに慣れて、

「メモ魔」と言われるぐらいになってください。

そうすることが、今後どれだけあなたを救うことか、

筆者の経験からも容易に想像できます。

 

優先順位を決める

 

仕事の優先順位を決めて、今日中にすることや緊急事項は赤字で書く、

明日以降でもいいことは青字、休日や遊びの予定は緑色の字というように、

色分けして、重要事項が一見して分かるようにしておく。

 

色についての人の意識

色についての人が感じる潜在的な意識は以下の通りです。

赤:活発な行動を促す色

青:落ち着いた冷静な行動を促す色。権威を感じさせる色でもある。

緑:心の安らぎ、安堵を表す色。

 

ちなみにこの色分けは実際に筆者もやっていました。

色分けだけではなく、同じ色の中でも優先順位を決めなければいけません。

特に赤色は、そうです。

 

一目見て、やらなければいけない順番が分かりやすいので、

この方法はお勧めします。

 

タイムリミットを書く

 

「いつまでに仕上げる仕事なのか」または、

「いつまでに取り掛かる仕事なのか」を書いておく。

ぱっと見て分かるように、

できるだけ具体的なタイムスケジュールを書くようにしましょう。

 

具体的な言葉で書く(重要です!)

 

メモ(手帳)を取るのに重要なことですが、

後で読んでも分かるように書くということです。

 

例えば、「○○さんと打ち合わせ」だと、

何についての打ち合わせなのか、読んだだけでは分かりません。

後で見た時に、思い出す必要がありますよね。

それは時間と頭の無駄使いになります。

 

「○○さんと△△について打ち合わせ。

□□しなければいけないので、■■についての説明をする」など、

できるだけ具体的な内容と言葉で書くことが非常に重要です。

 

ややこしくて、後で忘れてしまいそうに思えたら、

話す言葉でいいので、具体的な文章で残すことを強くお勧めします。

 

メモは自分が後で読んだ時に分かればいいのです。

人に読ませるものではありません。

 

書くことがその時は面倒でも、

そうすることが後から自分を助けることになります。

具体的に書く癖をつけましょう。

 

常に定期的にチェックする癖を付ける

 

常に手帳を見ながら仕事をする癖を付けておくと楽です。

手帳が自分の代わりにやるべきことを覚えてくれているので、

自分は忘れても大丈夫なのです。

 

 

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仕事の抜け漏れを防止する方法!

ミスが多い人はやり方が違うだけ!

 

 

2.簡単な要件はすぐやる

 

優先順位ばかりを考えていると、細かい仕事も「後でやろう」となり、

処理できていない仕事がどんどん溜まっていきます。

その結果、いつまでたっても忙しくしている人もよくいますよね。

 

それに、今できる仕事を後回しにすると、

その分のタスクの管理も必要になります。

 

そもそも仕事を後回しにせず、すぐに片づけるようにすると、

メモをとったり、タスク管理をする必要はなくなりますし、

細かい仕事が溜まることはありません。

 

すぐにできて短時間で終わるようなことは、

すぐやって真っ先に完了しておくことも1つの方法です。

そうすれば、ToDoリストも減るので、時間の節約にもなり、

結果的に、重要な案件に時間をかけることができるようにもなります。

 

 

仕事の抜け漏れを防止する方法!

ミスが多い人はやり方が違うだけ!

 

まとめ

 

1.メモ(手帳)とる

2.簡単な要件はすぐやる

 

パターン化、癖付けをすれば、自分のリズムもできて、

仕事をスムーズにこなすことができるようになります。

そうすれば、ミスも減ってくるはずです。

よろしければ、明日からの仕事に役立ててください。

 

*仕事ができる人とできない人の違いについては、

こちらの記事をご覧ください↓

仕事ができる人とできない人の違いとは?違いを知ってできる人になる

 

*「何が分からないか分からない」という人にならない為の方法とは?↓

仕事で「何が分からないのかが分からない」になる原因と改善方法

 

 

室町諭