仕事を属人化するメリットデメリットを知って業務効率を向上する方法│ストレスフリーになるブログ

仕事を属人化するメリットデメリットを知って業務効率を向上する方法

仕事を属人化するメリットデメリットを知って業務効率を向上する方法

こんにちは、室町諭です。

 

どこの会社でも、ベテランの社員は存在し、

中には「ドン」や「お局様」みたいな人もいたりしますよね。

 

そういう人の中には、仕事を囲い込んでいて、

部下や周りの社員に仕事を任せなかったり、情報を共有しない人もいます。

その人が休暇をとったりすると、その人の担当していた仕事が回らなくなったり、

業務が止まってしまったりと大変なことになりますよね。

 

そこで今回は、仕事を属人化するメリットとデメリットについて考え、

どうすれば業務がスムーズに進み、

会社にも社員にもメリットが出るようにできるかを探りたいと思います。

 

 

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仕事を属人化するメリットデメリットを知って

業務効率を向上する方法

 

属人化とは

属人化とは

企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、

その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。

多くの場合批判的に用いられ、誰にでも分かるように、

マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。

企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。

出典:weblio辞書

 

仕事を属人化するメリットデメリットを知って

業務効率を向上する方法

 

属人化が起こるわけ

 

地位の保守

 

属人化をしたい人にとっては自分のスキルを他の社員に教えたり、

マニュアルを作ることは自分の地位を揺るがすことになると考える人もいます。

この場合、会社の社員の評価にも問題があります。

仕事ができる人も大切ですが、人を育てる人のほうが

会社にとってよりメリットがあるのです。

 

企業の体制

 

マニュアル化がなされていない企業は、

人に頼るほかないので属人化が進みます。

部下に仕事を教える体制もできていないので、

「自分がしたほうが速い」という意識から、「業務の遂行」のみが優先し、

「教育」は置き去りにされます。

 

仕事を属人化するメリットデメリットを知って

業務効率を向上する方法

 

属人化するメリット

 

個人のスキルアップができる

 

属人化は特定の仕事に対するスペシャリストを生みます。

そのスペシャリストのノウハウが特出すればするほど、

仕事の効率が良くなったり、利益や売り上げが上がります。

 

企業のブランド力のアップ

 

個人のスキルやノウハウの上達は、

顧客から見た企業のブランド力アップにつながります。

例えば、属人化した知識の豊富な営業マンがいるとすると、

顧客からは「あの人に頼めば間違いない」という信頼を

得やすくなるということです。

 

 

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属人化のデメリット

 

会社のデメリット

 

一人の人間の仕事の囲い込み

 

属人化が進みスペシャリストが誕生すると、

その人は会社の中での自分の存在意義やポジションを守りたいと

本能的?に思い、自分の得たノウハウを人に教えたり、

マニュアル化することを嫌うことがあります。

 

そうなると、周りの社員はその他大勢で、

属人化された「個人」だけが生き残れる会社になっていきます。

 

ミスの隠蔽

 

属人化は個人のミスの隠蔽にもつながります。

ある一定の業務をその人に任せているために、

その業務の範囲内でその人がミスをしても、

誰も気付くことができません。

 

会社に多大な損害を与えるようなミスならば、

後で発覚すると思われますが、

発覚してからではもうかなり手遅れになっていて

傷口が広がっていることになってしまいます。

 

情報の共有がなされないことのリスク

 

一人の人が仕事を抱え込んでいるため、

その人が急に休んだりすると、その人のやっている業務がたちまち滞ります。

 

期日が決まっている仕事などがあったりすると、

その情報が共有されていないため誰も気付かず、

取引先などの先方に多大な迷惑をかけることになりかねません。

会社にとっては、常に大きなリスクを抱えていることになります。

 

個人のデメリット

 

休めない

 

属人化により業務を抱え込んでしまうと、

自分以外に誰もその仕事をしないので、休暇が取れなくなります。

また自分だけが忙しくあくせく毎日働くことになります。

 

仕事を属人化するメリットデメリットを知って

業務効率を向上する方法

 

極端な属人化を防ぐ方法

 

属人化はデメリットの面だけが取り上げられがちですが、

スペシャリストが育ち、企業のブランディングができるという

メリットもあります。

ただし、極端な属人化は大きなデメリットを生みます。

 

企業にとっては、属人化のメリットを生かしつつ、

極端な属人化にならないような

情報を共有できる組織作りが必要になります。

 

仕事の役割分担の見直し

 

担当している仕事の個人の責任範囲を明確化します。

その上で属人化している業務については、

担当者を複数にするか、できればチームを組織して情報の共有をはかり

業務の進行のチェックを常にできるようにします。

 

標準化

 

会社は属人化した仕事の知識を

社員の共有のものに変えていく必要があります。

それを標準化といいます。

つまり、社員全ての標準の知識としていきます。

 

業務ノウハウのマニュアル化

 

業務マニュアルを作成することで、

最低限の仕事のノウハウや知識は共有できます。

 

研修制度の確立

 

マニュアル化したものを複数の社員が実践できるように研修を行います。

その後、ミーティングなどを通して、

共通の方法で実践できているかをチェック、

出来ていなければ修正を行い、再び実践していきます。

 

属人化している人の意識改革

 

属人化している人は優秀な人材です。

会社にとってはなくてはならない人材の場合が多いのです。

なので、属人化の排除により退社されては困ります。

 

属人化している人としっかりとミーティングをして、

改革後の本人への評価方法や会社が求めていることについて

話し合うことが大切です。

 

仕事を属人化するメリットデメリットを知って

業務効率を向上する方法

 

まとめ

 

仕事の属人化を防ぐためには、マニュアル化しルールを決めて、

社員同士のコミュニケーションを密にする方法しかありません。

 

会社は仕組みを作ることで、

ある程度、属人化を防ぎ標準化することができます。

そのことで、社員同士のコミュニケーションが活性化し、

仕事の効率化をはかることもできます。

 

 

室町諭