あなたは管理職ですか？
もしあなたが会社の代表者や管理職なら、
会社を発展させたいと思っていますよね。
だけど、
「そんなこと当たり前だ？」
「会社を発展させるために毎日知恵を絞ってるんだ」
と言われる経営者の方でも、
いざ行動となると腰が重い人も多いようです。
また、会社というところは”お山の大将”がいっぱいいます。
「船頭が多いと船も山に登る」といいますよね。
会社が間違った方向に進んでいくこともあり得ます。
そこで今回は、そんな船頭社員も巻き込んで、
効率よく会社を発展へと導く方法、「見える化」についてお話しします。
目次
見える化のポイント。会社をよくする案
会社が「見える化」に取り組む必要性
「見える化」を実現させると以下のようなメリットがあります。
・標準的なデータだけでは分かりにくい問題点の発見や把握が出来る
データの分析は何処の会社でもやっているとは思いますが、
会社の管理部門などに上がってくるデータだけでは、
その裏に隠れた”細かい部分の問題点”までは見えてこないものです。
「見える化」を実現できれば、あらゆる情報が共有化されます。
情報の精査は必要でしょうが、問題点の細かい部分を知ることが出来ます。
また問題点の発生を事前に予想して、
発生する前に予防できるというメリットがあります。
・業務やアイデアを共有化し共通認識にできるため業務の改善が容易にできる
業務やアイデアを共有するので、同じものを多くの人が見ることになり、
個人では気付かなかった弱点や抜けていることに誰かが気付ける可能性が増えます。
業務の改善なども組織で取り組むことが出来、よりスムーズに、より効果的に
業務が遂行でき、管理もできるようになります。
・会社のビジョンや経営方針を浸透させられる
「見える化」をすれば会社のビジョンや方針などを常に目に付くようにしておけます。
何時でも目に入ることで全ての社員の脳に自然にインプットすることができます。
・組織の強化になる
社員一人一人の情報やアイデアを共有することにより、
個の力が組織全体の力になります。
社員同士で情報を共有し合うことによって刺激し合い、
個人の意識や能力の開発にもつながり、それが組織の力になるのです。
「見える化」とは？
見える化の目的は「強い組織作り」です。
「見える化」とは、もともと分かりにくい抽象的なものを数値化したり、
新しいアイデアや現在の業務を共有化したりすることで、
見ようをして見えるようにするのではなく、
自然に目に入る状態にすることです。
業務の「見える化」とは、業務の状況をメンバーがいつも見えるように
しておくことです。
「見える化」の反対は「属人化」です。
「属人化」についてはこちらをご覧ください↓
仕事を属人化するメリットデメリットを知って業務効率を向上する方法
見える化のポイント。会社をよくする案
「見える化」と「可視化」の違い
「見える化」と「可視化」はどちらも業務や情報を”見えるようにする”ことなのは
同じですが、「可視化」は見たい人、見ようとする意識がある人が
見えるようになっているのに対し、「見える化」は見ようとしなくても
自然に目に入ってくるようにすることです。
つまり、「可視化」はそのことに興味があったり積極的な人だけが見るので、
一部の人だけの情報共有にしかなりません。
一方、「見える化」は見ようと思わなくても勝手に目に入るので、
多くの人が認知することができ、それによりグループの一員としての意識の向上にも
つながる可能性があります。
見える化のポイント。会社をよくする案
「見える化」の方法
「見える化」をするに当たっては、何でも綺麗なグラフで数値化すればいい
というものではありません。
数値化だけを意識すれば、かえってそこに潜む細かい情報やキーとなるポイントが
見落とされる可能性があります。
そのような重要なポイントも含めたマニュアル化が必要です。
業務の棚卸
現状で業務を属人化している場合は、
その業務を主に担当している社員の協力が必要不可欠です。
担当者は今まで業務を担当してきて、いろいろなケースに出会ったはずです。
ただ単に業務の進行や方法をマニュアル化するのではなく、
それらの”経験”もマニュアルに取り入れ、標準化する必要があります。
「見える化」がなかなかできない会社は、
その業務が出来るある一定の個人に頼り過ぎている場合があります。
その場合は、その個人も自分の業務が標準化されると、
自分の存在意義が無くなる、もしくは給料が減るというような
恐怖感があるから仕事を手放さないのかもしれません。
その場合は、「見える化」を会社の方針にしてしまえばいいだけです。
業務の途中経過を一個人に任せっきりにしている場合も
業務が他の社員が知らない所で動いているので、
それを共有化するには個人一人一人の意識改革と
「見える化」への義務化、つまり報告や共有の義務化をする必要があります。
「見える化」を会社の文化にすること
「見える化」を会社の文化にすることは非常に大切なことです。
せっかく知識や情報を標準化したのに、
業務を進めていくうちにまた属人化へ進んでは意味がありません。
常にあらゆる情報を共有することが大切です。
その為には、「見える化」自体をマニュアル化、標準化します。
つまり、「見える化」の「見える化」をして、
業務や情報の独占化を防ぎ、管理する必要があります。
以下の記事も参考にしてください。
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仕事で使える世の中にある法則について書きました。
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室町諭