改善提案に取り組んでいる会社は多々ありますが、
決めたことが”机上の空論”のようになって実際に誰も取り組まなかったり、
取り組みだしたとしても、いつの間にか誰もやらなくなって
結局は、長続きしなかったりするケースも多いのではないでしょうか？
そこで今回は、改善提案を活かした職場の環境作りや
効果がある業務の活性化について述べます。
目次
会社をよくする方法
改善提案を活かし習慣化する方法
改善策を出すためのミーティングのポイント
１．現場重視で全員参加
改善提案は一部の人だけが提案したり、取り組んだりするものではありません。
「改善提案を出してください」と言っても、
問題意識が常にある人はよく出してくれますが、
出すことに積極的でない人もいますし、中には全く出さない人もいます。
そういう人はみんなで取り組もうと決めたことに対しても、
「自分は関係ない」「誰かがやるだろう」などと思っているのでしょう。
取り組む姿勢を見せないものです。
改善提案の実施にあったては、チームの構成人員全員参加で取り組んでこそ
効果が上がるのであり、またその取り組みを継続できるコツでもあります。
また改善提案で、提案する人は現場の人間であること、
実施する案件も現場の人間で決めることが大切です。
トップダウンで管理職が「これをやってください」と言っても
現場の人間にとって、それは自分たちの意見ではないため、
積極的に取り組む気持ちにはなりません。
現場のことは現場の意見を尊重し、現場の人の全員参加が基本です。
２．ミーティングは業務時間内で行う
あなたの会社はミーティングをいつやっていますか？
ミーティングを業務時間が終わってからやっているという会社は
今でも多いのではないでしょうか？
ですが、少し考えてみてください。
「よし！残業してミーティングに出て、改善提案をするぞ！」
なんて自らすすんで思う社員はほとんどいませんよね。
いたら尊敬に値しますよ。
普通はみんな、今日はミーティングだから仕方なく残業するのです。
そのことを管理職は理解しているとは思いますが、
改善できていないのが現状ではないでしょうか？
それは、目先の業務（利益）優先になっているからです。
少し考え方を変えるだけで、
会社は環境が改善され今よりもっと働きやすくなり、
その結果、効率的に利益を確保することが出来るようになるのです。
「会社で取り組む改善提案」「業務効率を上げる為の改善提案」
その為のミーティングなのですから、
企業にとっても重要な業務の１つのはずです。
ならば、業務時間内に行うのが普通です。
また、「時間外だし用事があるから帰ります」というような社員がいても、
時間外なら強制的に出席させることはできませんが、
業務時間内だとその社員も参加せざるを得ませんので、
全員参加が実現できます。
３．問題提起は数を重視
改善提案を出す作業は、一人一人が提案する必要があるので義務化すべきです。
一人でも出さない人がいて、それを許していると、
「あの人は出していないんだから自分も出さなくてもいいんだ」と
思う人も出てくるでしょう。
そうすると、社内で不調和音が生じ、なかなか改善提案も出なくなります。
ミーティングはそのチーム全員参加が条件で、予め1人2個以上の改善提案を
考えてくることを業務命令にします。
どんな小さなことや逆に実現不可能なことでもオッケーにします。
改善提案は全員が出すこと、そして質より量が大切なのです。
必ず2つ以上考えてくることを義務とします。
ミーティングで改善提案の質を問うのではなしです。
その意見に対して決して拒否や否定をしないことが大切です。
もし、「それは分かり切ってることだよ」や「実現できないよ」など
否定的なことを言うと、
提案したい人にとって言いにくい環境を作ってしまいます。
「改善提案は数が多いほどいい」と考えましょう。
改善提案は全員が出すこと自体で半分以上の目的が達成できたと言えるのです。
そうしたあらゆる意見を聞く環境ができることで、
その意見の中に、今まで誰も気づかなかったアイデアがあるかもしれません。
会社をよくする方法
改善提案を活かし習慣化する方法
三日坊主で終わらないために
１．解決策は全員で考え、答えを出せる者が出す。
取り組みは全員で
問題提起は数多いほうがいいのですが、全てを実行することは不可能です。
改善提案の中にはすぐに行動できるものもあれば、
解決策を作るのも時間がかかるものもあります。
また、会社の今の現状では実行することが困難なものもあります。
いずれにしてもなるべく全員で取り組むことを目指しましょう。
全員で取り組むことで、会社にそのような環境ができ、
また改善提案が出やすくなるといった好循環が生まれます。
改善策を実施するに当たっては、100%の結果を求めないことが大切です。
100%の結果を求められると実行することが嫌になってきます。
改善に向かって進むこと自体が大切ですので、
あえて完璧な結果は求めないほうがいいです。
２．ルール作りと出来ているかチェック体制を整える
100%の結果を求めないにしても、実行するに当たっての決め事は必要です。
しっかりとしたルールを作ってそれをチェックする担当者も決めておきましょう。
人間は忘れる動物です。
習慣として身に付いていないことは3日程経ったら忘れるように出来ています。
もしくは、邪魔くさいのでやらなくなります。
なので、継続させるためには誰かが3日~7日後にチェックして、
継続してすることを再度伝える必要があります。
「同じことばっかり言われて、耳にタコができる！」と言われるぐらいが、
ちょうどいいのです。
そうしていくうちに、改善提案をした効果が少しづつ表れてきます。
３．改善の活動は業務時間内で実行する
これも当然のことなのですが、
改善策を実施するのは業務時間内でできるようにしましょう。
せっかく改善策ができたのに時間外でしなければならないようでは、
それこを本末転倒です。
実施する人の意欲を削がないためにも業務時間内で実施しましょう。
４．デッドラインを決めるなどの時間管理と継続できる仕組み作り
改善策で、ある一定期間が必要なものは、注意が必要です。
効果が出ていないのにいつまでも続けてしまうこともあり得ます。
そういう案件は予めデッドラインを決めておいて、効果が無ければ、
また違う策を考えましょう。
また継続して続けていくものは、人、物、経費、時間などの観点から、
継続できる環境づくりをする必要があります。
リーダーシップをとる人を決めて、その人と全員が協力し合い、
環境づくりをしていきましょう。
以上、会社をよくする改善提案を活かす方法についてお話ししました。
参考になれば幸いです。
以下の記事も参考にしてください。
＊企業が成長する方法↓
企業が成長するように変化を上手く使うブランディングと顧客心理の変遷
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室町諭